Концепции корпоративного мероприятия. Как выбрать лучшую идею и удивить гостей

В прошлой статье мы рассказали, как отобрать несколько event-агентств и определить победителя тендера. Окончательный выбор во многом будет основан на концепциях, которые предложат агентства. Поэтому мы решили подробно разобраться в том, что такое концепция корпоративного мероприятия, как она выглядит, как её оценить и выбрать лучшее предложение.

Что такое концепция мероприятия

Концепция должна отвечать корпоративным стандартам, традициям компании и позиции бренда на рынке. А идея — понятной всем гостям мероприятия: сотрудникам, руководству, партнерам и клиентам.

Как это работает. Концепция задает определенные правила игры и позволяет отобрать лучшие способы для достижения целей мероприятия. Центральная идея создает атмосферу праздника. На её основе подбирают визуальное оформление, готовят шоу-программу и остальные элементы.

Существуют мероприятия, где концепция не нужна: например, тренинги. Здесь достаточно расписать тайминг — какие события ожидаются и во сколько.

Как придумывают концепции

Концепции готовят на основе требований брифа. Если у вас есть пожелания к темам мероприятия — укажите их в нем, либо попросите агентство придумать темы самостоятельно. Если вы не предложите собственные темы, агентство предварительно обсудит их перед участием в тендере, чтобы понимать направление работы.

С чем связывают концепции:

• Повод мероприятия: 100-летие компании, её достижения, награждение партнеров, например, в стиле «Оскар»;
• Традиции компании;
• Определенная абстрактная тематика, например, «Рок» или «Стиляги».

Тематические форматы хороши тем, что позволяют визуализировать идею, создать яркий и запоминающийся образ. Например, новогодний праздник может быть оформлен в традициях какой-либо страны: скандинавский или китайский Новый год. Выбранный образ потом используют во всех элементах мероприятия от приглашений до памятных сувениров после окончания праздника.

Нужно соблюсти баланс между требованиями брифа и простором для креатива агентства. Не придумывайте сами детали мероприятия, укажите только важные ограничения, чтобы у агентства была возможность создать действительно свежую идею.

Как выглядит концепция

Агентство разработает для вас презентацию, в которой предложит одну или несколько концепций мероприятия. Обычно — 2 или 3 варианта. В концепции собраны все важные моменты, касающиеся будущего мероприятия.

1. Объяснение общей идеи

Описание сути концепции на одной-двух страницах, её связи с темой мероприятия и компанией. Например, сотрудники могут на один день превратиться в спецагентов, спасающих компанию от вселенского зла, или попасть на рок-вечеринку. Важно, чтобы идея была связана с деятельностью компании, а центральные элементы подчеркивали эту связь.

Для компании BCS Global Market* на Новый год мы предложили идеи боксерских боев между Дедами Морозами. Как известно, свой «Деда Мороз» есть почти в каждой стране. Гости приходят на «подпольные бои», делают ставки на победителя и узнают, чей Дед круче

2. Нужная подготовка

Если к мероприятию требуется подготовка, то эту информацию указывают в презентации. Подготовкой может быть предварительный конкурс между сотрудниками с награждением победителя на вечеринке, кастинг по отбору тех, кто будет звездами праздника, вручение пригласительных и прочее.

Каждый гость получает секретное приглашение на бои Дедов Морозов. Настоящие бои, не постановка — такое нельзя пропустить

3. Оформление пространства и welcome-зоны

Краткое описание декораций мероприятия и того, что ждет гостей, приходящих на вечеринку. Зона встречи — это первый контакт с гостями. Важно, чтобы они сразу поняли суть мероприятия и прониклись атмосферой. Например, на вечеринке в формате «Евровидения» гости могут попадать на красную дорожку, словно приглашенные звёзды.

Каждого гостя встречают красивые девушки-хостес. Предлагают сфотографироваться на фоне брендированного баннера с Дедами Морозами, пройти к бару и послушать новогодние песни, перепетые в стиле рока или рэпа. Все это создает атмосферу приближающихся боев

4. Активности

Какие развлечения ждут гостей? Например, на вечеринке в стиле «Рок» в качестве активностей могут быть зоны, где участников гримируют под рок-звезд и фотографируют с музыкальными инструментами, или конкурсы на лучшее рок-выступление.

Развлекаем гостей уже на входе. Можно подойти к красивой девушке и сделать ставку на любимого Деда. Или устроить виртуальный боксерский бой в образе Деда Боксера на приставке с эффектом присутствия

В полуфиналах финский Йоулупукки сражается с Санта-Клаусом из США, а наш Дед Мороз выходит против японского Одзи-сана

5. Программа вечера

Описание шоу-программы, какие выступления и номера ждут гостей. Здесь же представлены варианты ведущих, артистов и коллективов, выступающих в шоу-программе и на протяжении вечера.

Между боями артисты балета добавят разнообразия и станцуют в стилях бурлеск и контемпорари, а стендапер повеселит гостей

6. Кульминация и финал вечера

Запоминающийся финальный момент, завершающий праздник. Это может быть дискотека, награждение победителей конкурсов или лучших сотрудников, фейерверк, выступление хедлайнера — известного артиста.

Главное событие вечера — на ринге финальный бой Дедов Морозов. Ведущий объявляет победителя боя «официальным» символом Нового года и вручает призы удачливым гостям, которые сделали правильную ставку

Завершают вечер новогодний салют и выступление известного певца. А для самых стойких гостей сыграет свой сет модный DJ

7. Варианты площадок

Мы перечислили основные структурные элементы концепции. Но главное — это сама идея. В зависимости от нее в презентации добавляют или исключают пункты. Например, может быть добавлено описание подарков для участников, список отелей для проживания при выездном мероприятии, дополнительные активности на точках продаж компании или городских парках.

Как оценивать концепции

При выборе концепции обратите внимание на подачу, соответствие заявленной в брифе теме, креативность, разнообразие предлагаемых активностей. Оцените усилия, которые агентство приложило при разработке презентации.

Основные признаки хорошей концепции:

1. Понятность — концепция станет основой хорошей вечеринки, только если ее элементы понятны всем участникам праздника. Например, не стоит основывать праздник для бухгалтеров предпенсионного возраста на мотивах новомодной компьютерной игры. Они не поймут аналогии и метафоры, символы, образы и факты, используемые в программе. В результате праздник будет не интересен гостям. Хорошая концепция всегда ориентирована на участников мероприятия.
2. Яркий центральный элемент — в концепции должны быть яркие ключевые моменты, помогающие гостям проникнуться духом праздника. И обязательно центральное сообщение, вокруг которого строится мероприятие.
3. Цельность — оформление, площадка, программа, музыка и другие элементы должны соответствовать придуманной концепции и выбранной тематике.
4. Необычность — мероприятие должно удивить и развлечь сотрудников, отличаться от привычного праздничного застолья или обычной вечеринки.
5. Уникальность — желательно, чтобы аналогичная концепция не была обыграна на рынке, хотя бы среди непосредственных конкурентов компании. В интернете можно найти готовые концепции: если предлагаемый вам вариант легко нагуглить, значит — агентство схалтурило.

Концепция должна укладываться в рамки реальности:

• Быть выполнимой — предложенные идеи можно реализовать на практике, они не фантастичны.
• Соответствовать бюджету — площадки, шоу и другие элементы отвечают указанному лимиту финансов. Будет странно, если агентство предложит концерт звезд мирового уровня для компании со средними финансовыми возможностями.
• Вовлекать сотрудников — мероприятие вращается вокруг сотрудников компании, должно быть предусмотрены активности, конкурсы, другие варианты участия работников в празднике. Чем больше сотрудников, тем больше вовлекающих активностей нужно включить в концепцию.

Профессиональная агентство не использует шаблоны и готовит для тендера индивидуальные концепции. Отличить шаблон от индивидуального предложения можно по следующим признакам:

• качество и глубина проработки идеи;
• актуальность и правильность подбора площадок;
• отсылки к вашему бренду или традициям компании;
• оформление документа — брендированность, уникальное название, дизайн в корпоративном стиле.

Задавайте представителю агентства уточняющие вопросы по реализации, конкретным площадкам и активностям. Идея может казаться хорошей на первый взгляд, но в вашем случае не подходить.

Для разработки предложения агентству нужно много информации, поэтому будьте готовы к дополнительным вопросам по брифу и терпеливо ответьте на них. А лучше всего сами проявляйте инициативу и креативьте вместе с агентством. Как бы ни было профессионально агентство, вы все равно лучше знаете желания своих сотрудников, традиции компании и предпочтения руководства.

Выводы

Чтобы выбрать лучшую концепцию корпоративного мероприятия, нужно:

1. Предложить в брифе или обсудить с агентством 1-3 подходящих идеи.
2. Убедиться, что в презентации отражены ключевые моменты будущего мероприятия — идея, оформление, шоу-программа, площадки, активности.
3. Проверить соответствие концепции целям мероприятия, бренду и позиционированию компании.
4. Оценить качество концепции, проанализировать реалистичность идей и их попадание в бюджет.
5. Посмотреть на мероприятие глазами гостей — насколько оно будет им понятно и интересно, будут ли они вовлечены в праздник.

При выборе концепции учитывайте не только зрелищность, но и то, как идея решает поставленные задачи. На основе принятой концепции агентство разработает детальный сценарий/тайминг мероприятия, который тоже отправит вам на утверждение.

В следующей статье мы сделаем небольшое отступление от подготовки к мероприятию и расскажем о трендах event-индустрии. Статья поможет вам выбрать современную концепцию, опередить тренды и по-настоящему удивить своих гостей.

* Концепция «Бои Дедов Морозов» опубликована с разрешения заказчика.