Как правильно выбрать event-агентство и не пожалеть

Бриф на проведение корпоративного мероприятия готов. И перед вами стоит новый вопрос — как выбрать подходящее агентство или отобрать участников для внутреннего тендера?

На рынке множество предложений, поэтому необходим подробный гайд по выбору event-агентства. Даже если вы уже работали с каким-либо подрядчиком, иногда нужна «свежая кровь» и новые креативные идеи. В этой статье мы разобрались, как выбрать агентство, которое организует мероприятие с учетом ваших целей и в рамках бюджета.

Главные критерии выбора

1. Профессионализм и опыт

Сколько лет агентство на рынке? Какие проекты реализованы? Какие компании в списке клиентов? С какими поставщиками работает компания? Насколько компетентны сотрудники? Лучше, если в портфолио агентства есть проекты того же формата, который нужен и вам.

2. Репутация

Существуют рейтинги, которые публикуются в отраслевых СМИ, профессиональные награды и отраслевые премии. Рейтинги в event-индустрии не показательны, так как сложно объективно оценить и сравнить успешность агентств и эффективность реализованных ими проектов. Кроме этого, в некоторых случаях место в рейтинге или номинация на премию проплачиваются самим агентством.

Безупречная репутация

Надежнее всего опираться на общий опыт работы, успешные проекты в портфолио, рекомендательные письма и другие показатели репутации.

3. Комфорт коммуникации и сервис

Вам вовремя отвечают на письма, вежливо общаются, прислушиваются к вашим потребностям. Не только готовы ответить на ваши вопросы, но и сами их задают, проявляют инициативу и интересуются проектом.

В хорошем агентстве для каждого мероприятия назначают менеджера проекта — персонального куратора, который будет заниматься всеми вопросами. Согласитесь, неудобно, если вам нужно по вопросу транспорта обращаться к Васе, кейтеринг обсуждать с Леной, а оформление — с Дашей. Намного проще, если вы обращаетесь к одному человеку, который в курсе всех событий.

4. Предоставление услуг «под ключ»

Event-агентство готово взять на себя организацию праздника в комплексе. Вы избавляетесь от лишних забот — это и есть главная цель любого клиента, обращающегося за помощью с организацией мероприятия. Идеальная ситуация, когда вы получаете готовый праздник в соответствии с концепцией, а проблемы остаются за кадром — подрядчик решает их самостоятельно.

Заранее выясняйте, берет ли агентство на себя рутинные задачи, или вы будете вовлечены в процесс, а подрядчик ответственен только за шоу-программу или банкет.

5. Гибкое ценообразование

6. Автономность

Какие услуги агентство оказывает без привлечения подрядчиков? Если обращается к подрядчикам — насколько они надежны и есть ли о них информация?

Нужные сотрудники в штате агентства — меньше риск форс-мажорных ситуаций. Но можно доверить мероприятие и компании с надежными партнерами. А вот если неизвестно, кому агентство поручает важные задачи — есть риск, что ваш праздник пострадает от невыполнения обязательств сторонними подрядчиками.

7. Активы агентства

Обратите внимание на ресурсы агентства и дополнительные услуги. Например, если у него собственный автопарк, то расходы на транспорт для вас будут меньше, чем если агентство заказывает трансфер у сторонней компании. Это касается и услуг видеомонтажа, аренды реквизита и всего остального.

Сложный выбор

Это основные критерии выбора, лучше учитывать их все. Теперь осталось подобрать конкретные агентства. Если вы устраиваете внутренний тендер, то лучше остановиться на 3-4 претендентах, чтобы не усложнять себе задачу. С каждым кандидатом желательно встретиться и обсудить подробности проекта лично.

Определяем тип агентства

Первый вопрос, который встает перед организатором мероприятия — обратиться в крупное или небольшое агентство, узкоспециализированное или общего профиля. Разберем плюсы и минусы каждого варианта.

Крупные event-агентства

Логичный выбор для крупных компаний. В таких агентствах организационный процесс поставлен на поток, разработаны каталоги концепций и имеются ресурсы для крупных проектов или серии мероприятий. Но большие агентства работают с большими бюджетами, с маленькими праздниками к ним обращаться не стоит — им неинтересны такие задачи, и в большинстве случаев они откажутся от работы.

Небольшие event-агентства

Отличаются более человеческим подходом, чаще готовят концепции точечно под каждого клиента. Здесь вы сможете проявлять инициативу, участвовать в разработке, контролировать каждую деталь. Но сроки сдачи проекта могут сдвигаться, времени на подготовку праздника потребуется больше, а организовать масштабное мероприятие сможет не каждое маленькое агентство.

Узкоспециализированные event-агентства

Отличаются четким позиционированием, например, занимаются только тренингами или тимбилдингами. Если знаете, какой формат мероприятия вам нужен — есть смысл выбрать такое агентство. В случае, когда вы не определились или нужно сочетать разные форматы — лучше остановиться на агентстве общего профиля.

Изучаем «лицо» агентства

У большинства агентств есть сайт и страницы в социальный сетях. Желательно, чтобы там была необходимая информация.

1. Портфолио

Качественное портфолио — основной критерий выбора. Хорошо, если к каждому проекту есть подробное описание: как проходила организация, какие цели стояли у клиента и как удалось их достичь.

Иногда агентство косвенно участвовало в проекте, но разместило его в портфолио, как будто реализовало полностью. Уточняйте подробности, задавайте представителю агентства вопросы о мероприятии, если в портфеле нет полной информации.

Стоит обратить внимание на участие в международных событиях, крупные ивенты и другие яркие моменты работы агентства. Однако нужно учитывать, что есть узкоспециализированные небольшие агентства без опыта масштабных проектов, но сильные в своей нише.

2. Отзывы и благодарности

Отзывы сейчас есть на всех сайтах, они покупаются и подделываются. Хорошим знаком будут рекомендательные или благодарственные письма с печатью организации. Их сложнее подделать и всегда можно проверить — связаться с прошлыми клиентами и уточнить, насколько они довольны сотрудничеством.

«Поймай меня, если сможешь»

3. Клиенты

При наличии серьезных рекомендаций у агентства не должно быть недостатка в солидных клиентах.

Присутствие известных логотипов на сайте или презентации не гарантирует, что агентство работало с этими компаниями. Поэтому проверяйте информацию. Посмотрите портфолио за последние два года — если в нем отсутствуют проекты для серьезных клиентов, значит крупные заказчики избегают этого агентства.

4. Сотрудники и партнеры

Информация о сотрудниках и партнерах важна для понимания уровня подрядчика. От профессионализма сотрудников зависит качество организации мероприятия. Хорошо, если на сайте указано образование и опыт работы event-менеджеров, креативщиков и других сотрудников.

Если в портфолио агентства написано, что оно проводит по 30 праздников в месяц, а в штате два менеджера — вы столкнулись с посредниками. Нужно изучить список партнеров агентства, чтобы снизить риски.

Обширные профессиональные контакты покажут, что агентство быстро решит любую проблему. Например, сможет пригласить другого артиста вместо заболевшего или сменить ресторан в случае форс-мажора.

Начинаем общение

Обращайте внимание на скорость ответа на письма, стремление агентства работать над проектом, компетентность в общении. Не бойтесь задавать неудобные вопросы и смотрите, как реагирует представитель агентства.

Клиентоориентированность

Уже во время первого контакта вы можете почувствовать, кто лучше вас понимает, с кем комфортнее взаимодействовать. Важна клиентоориентированность, понимание целей, желание задавать вопросы и разобраться в индустрии, чтобы организовать мероприятие, работающее на имидж вашей компании.

Компетентность

Представители агентства понимают цели, которых нужно достичь с помощью корпоративного мероприятия, и предлагают эффективные инструменты с учетом задач и бюджета.

Компетентные специалисты не боятся защищать свою точку зрения, подкрепляют доводы опытом. Они не давят на вас, но предлагают альтернативные решения в случае, если видят ошибку.

Адекватность

Агентства-звезды, которые не хотят слышать клиента; формалисты со стандартным подходом к каждой задаче; исполнители, которые не проявляют инициативу — вряд ли организуют по-настоящему хороший праздник.

Проводим тендер

Тендеры проводят при наличии нескольких сильных претендентов. Как правило, в них участвуют от 3 до 10 агентств. Процесс отбора можно разделить на три этапа:

1. Попросите event-агентства сделать подборку проектов из портфолио. Тех, которые похожи на то, что вам нужно. И тех, которыми агентство гордится. Так вы оцените компетентность и желание работать.
2. Выбранным агентствам предложите разработать концепцию мероприятия с аргументацией эффективности. Не требуйте слишком многого, не просите несколько концепций — на подготовку уйдет много ресурсов, в итоге хорошие агентства откажутся участвовать в тендере. Смотрите на индивидуальность предложения — было ли оно разработано под вашу компанию или скорее напоминает стандартный шаблон.
3. Отберите 2-3 агентства, которые должны будут разработать подробный сценарий со сметой мероприятия. Из них вы выберете одного победителя, который организует праздник.

Пора сделать выбор

Тендерные предложения оценивают по креативности концепции и соответствию целям и бюджету компании.

Подводим итоги

Контролируйте выбор агентства, если в нем участвуют сотрудники из отдела закупок. Человеческий фактор никто не отменял — менеджеры могут выбрать не лучшее агентство, а которое симпатично им или заплатило откат.

В первую очередь оценивайте предложенные концепции, а не конечную цифру бюджета. Важно, как агентство оформило предложение. Часто сразу понятно, сколько времени и сил потрачено на разработку. Презентация «на коленке» многое говорит о подходе подрядчика к работе.

Внимательно читайте бюджетную смету. Иногда низкая цена вызвана тем, что учтены не все статьи расходов. Задавайте вопросы относительно каждого пункта, который кажется вам слишком дорогим или слишком дешевым.

Внутренний тендер не должен быть нацелен на выбор самого бюджетного предложения или минимальной цены за услуги. На это есть две причины:

• Минимальные комиссии или минимальные бюджеты часто предлагают начинающие агентства. Подумайте, насколько для вас приемлемо работать с новичками.
• Агентство с низкими ценами может отличаться формальным подходом к работе или быть подрядчиком, подбирающим исполнителей в момент реализации концепта. Это отрицательно скажется на результате.

На финальном этапе стоит встретиться с претендентами на победу. Личная встреча дает возможность получить дополнительную информацию о компетенции представителей агентства и убедиться, что вам будет приятно работать вместе.

Выводы

Итак, выбор агентства чаще всего проходит в три этапа:

1. Изучаем и составляем список агентств, которым отправим бриф.
2. Выбираем лучших претендентов из ответивших на запрос, по предложенным концепциям и другим критериям, которые описаны выше.
3. Выбираем победителя, которому доверим организацию мероприятия.

В следующей статье поговорим о концепциях мероприятия: как выбрать лучшую идею и удивить гостей.